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aplayground.com | August 18, 2017

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電腦玩物

改論文、專案、合約不怕出錯: Google 新增文件檔案版本命名

August 18, 2017 |

Google 雲端硬碟中的「 Google 文件」、「 Google 簡報」、「 Google 試算表」,除了是線上的文書編輯系統外,還具備了「協同合作功能」可以讓多人一起修改同一份文件,以及擁有「無限版本還原」讓改錯的文件可隨時回覆之前版本。

關於協同合作,我之前寫過「取代郵件即時通溝通,6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」一文介紹。而關於版本還原,則可以參考:「強大檔案版本控管還原! Google 雲端硬碟必知的版本管理教學」一文教學。

在這樣的基礎上,前幾天 Google 文件、簡報、試算表又有了新的改進,現在可以幫「重要的文件版本命名」,加上版本註解,這樣一來不怕找不回某一個重要時刻的文件版本。

例如我們正在用 Google 簡報合作設計一份課程簡報,第一次上台前做出一個版本,但結束後又修修改改,到了第二次上台時已經大改。這時候,我們可以在這份簡報的版本記錄中,註明「第一次上台版」、「第二次上台版」,這樣以後要回頭查詢時,就能更準確找到需要的版本。

實際使用的情境如下。

其實不一定要多人一起編輯時,自己改自己的文件也會有「版本管理」的問題!例如我正在擬一份合約,改完第一版,拿給客戶看,客戶給了意見後又改了第二版、第三版,但我想要隨時回頭查看前幾版的內容。

這時候,我可以在改完第一版時,點擊 Google 文件(簡報、試算表也通用)左上方的「檔案」,選擇「版本記錄」裡的「為目前的版本命名」,這樣就可以將目前內容記錄為「第一版」。

之後到「查看版本記錄」去查詢,就可以看到命名為第一、第二、第三版的合約變化了。

要不然,原本進入 Google 文件、簡報、試算表的「查看版本記錄」畫面,只有修改的時間、修改的人、修改的內容,可是修改時間這麼多,很難記得哪個時間點的版本最重要。

所以現在只要在重要的版本時間點上,「重新命名」這個版本,用一個你以後看得懂的方式命名。例如:

  • 論文:初稿版、教授修改版、口試前版本、口試後修改版、上傳圖書館版。
  • 專案:企劃版、報告版、主管建議版、提送客戶版、最後確認版。
  • 合約:草擬版、客戶修改版、主管修改版、正式簽約版。

用這樣來命名你的檔案版本,以後要回頭查詢,是不是就簡單多了呢?

如果之前用單機的文件檔案,可能變成我們要「另存新檔」很多個不同版本的檔案。

而如果用 Google 文件、簡報、試算表,則可以繼續在雲端文件上編輯,只要記得處理到一個重要段落時,如果想要確認目前的版本,就可以幫目前版本命名,這樣以後就能隨時在同一份文件上查看或還原了。

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聰明的旅行行李打包清單法,如何用 Evernote 實作與清單分享

August 18, 2017 |

最近看到「 Packpoiont 」這款行李打包 App(有 Android 與 iOS 版本),號稱可以幫你更聰明的打包行李,我想這確實是我的需求,於是試用看看,發現他的方法是:

  • 1. 根據特殊旅遊需求內建不同的「清單組合包」。
  • 2. 組合你的旅遊需求,完整的行李打包清單便產生。
  • 3. 建立自己獨特的行李需求,下次便可繼續組合。

Packpoiont 的 App 介面如下圖,有中文版,操作步驟是先選擇自己要去哪裡玩?有沒有特殊旅遊活動?把旅行條件設定好, Packpoiont 就會自動組合出針對這次旅行的完整清單。

如果喜歡介面好看、操作順手的旅行 App 的朋友,應該會喜歡「 Packpoiont 」。你還可以參考我在電腦玩物推薦過的各種旅行用途工具:「9款安排自助旅行 App 推薦比較表:從行程規劃到景點導覽比較」、「出國自助旅行必備的 10 種 App: 從最精簡到用得上」。

建立行李的「元經驗」範本:

Packpoiont 確實是採用了聰明的方法,而我自己其實多年來在 Evernote 中也實踐著類似的方法:

「建立不同旅遊需求的行李打包範本」,要去旅行時只要「組合範本」,就立即有一份完整的行李打包清單了。

這個組合的概念很有用,要怎麼把之前的經驗變成之後可以利用的素材?那麼就要懂得把經驗拆解成「元經驗」,這樣以後依據不同情況就能組合不同的「元經驗」利用。(這裡推薦你搭配參考我的另一篇文章:「開始練習讓一次經驗有10倍效力」

例如打包行李,當你為這次冬季旅行列出長長的行李清單,下次夏季旅行卻因為情況改變而無法使用,但真的是這樣嗎?裡面難道沒有一些一定要攜帶的固定物品?雖然季節不同但是難道沒有針對同一個國家的固定物品需求?這些就是「元經驗」。

這時候,如果可以把每次行李打包清單拆解成不同的「元經驗」,透過旅行累積不同「元經驗」,那麼下次旅行只要組合需要的單元即可。

我如何建立「可組合」的行李清單範本?

所以我的方法是這樣的,初次執行旅行計畫時,當然需要先花時間重頭列出需要的行李清單。而且因為初次執行,旅行過程中可能漏東漏西,發現有些東西沒有帶。
但是這些或好或壞的經驗,都可以在旅行結束後,變成一份「下次如果帶這些東西就好了」的行李打包經驗清單。(可延伸參考:如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略
然後我會開始根據每次旅行留下的行李打包清單,拆解出可以重複利用的「元經驗」清單,拆分方法是:

  • 不同國家需要的特殊行李
  • 不同季節需要的特殊行李
  • 特殊需求需要的行李(例如兒童物品)
  • 固定會帶的東西(以及他們的放置處)
實際作法很簡單,把前幾次旅行的行李清單,整理成一則新的「範本筆記」,然後把原本可能雜亂的行李清單,分類成幾組「元經驗」,方便之後組合即可
有興趣的朋友,可以看我拆解出來的「行李清單範本筆記,如果你想加入你的 Evernote 使用也沒問題。(想看更多範本的朋友,則可以加入:「免費下載! Evernote 上手教學與範本一次學會筆記書」)
在我的這則行李清單範本筆記裡:

我並不是直接複製之前的行李清單然後什麼都不改,而是複製之前經驗後,把他拆解成我以後可以再次利用的「元經驗」單元

例如我把幾個不同國家旅行要準備的特殊物品,拆解出來,變成幾份不同的元經驗清單。

然後因為我最近當爸爸了,也開始要帶小嬰兒出門,一次出門經驗後,大概了解要準備哪些物品,馬上把這份清單複製到我的「行李清單範本」中,這樣下次如果還要帶小孩旅行,就可以直接複製使用。

關於我的新手爸爸與數位整理的經驗,有興趣的朋友還可以參考我在電腦玩物上撰寫的「用 Google 日曆幫孩子留下成長日記與健康記錄,更利合作查詢」、「替代時光小屋,如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學」兩篇文章。

接著有一些我固定會帶的,並且固定會放在某些地方的(例如會放在背包前面的),我也拆解成幾個單元。

以後整理行李時,還可以「根據經驗」幫助我把東西放到適合的收納位置,方便我使用。

然後因為有了不同季節的旅行經驗,於是我也把「行李箱應該放哪些東西」拆解成不同季節的單元,到時候就不用煩惱什麼天氣應該帶哪些衣服。

有了這樣一則「可組合的行李清單範本」,例如我下一次要帶小朋友去歐美旅行,我就把範本裡的幾個單元複製:「歐美單元」、「兒童單元」、「超過十天長途旅行行李箱單元」、「藥品單元」、「背包單元」等,貼上一則新的旅行行李打包清單筆記,這樣立刻就能有一份不出錯的行李清單囉!
這是很簡單的方法,但是透過把經驗拆解成「元經驗」,讓元經驗可以被重複組合利用,則是有效的經驗學習技巧
你可以試試看我的「行李組合清單」,或者你也可以想想看,哪些經驗可以拆解成這樣的元經驗來反覆利用呢?也或許你真的準備去旅行了,那麼我推薦你也可以參考我另外一篇獨特的旅行記帳技巧:「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載」。
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Draw.io 推出免費中文版流程圖單機電腦軟體!離線編輯速度快

August 17, 2017 |

電腦玩物讀者還記得我幾年前推薦過的「Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費」嗎?那是一個線上流程圖服務,流程圖檔案可用 Google 雲端硬碟同步,我自己平常需要畫流程圖時,也喜歡優先使用 Draw.io 。

不過有時候你可能還是需要「單機離線編輯」流程圖,例如沒有網路想修改流程圖時,或者你喜歡流程圖檔案可以自己保管。所以像是我在電腦玩物也推薦過的單機流程圖軟體:「yEd 免費下載商業使用流程圖軟體!自動排版超好用」,同樣很受歡迎。

既然如此, Draw.io 有沒有單機軟體版呢? Draw.io 」在線上服務多年後,終於在今天推出了他的「單機流程圖繪製軟體」,同時支援 Windows、 Mac 與 Linux ,擁有中文介面,並且跟線上版一樣免費且開源。

作為一款流程圖工具,「 Draw.io 」的優點在於簡單易用、內建大量流程圖範本,而他的電腦單機版軟體,則具備了離線可用、速度快、跨平台等優點。

你可以到「 Draw.io 單機電腦版下載處」,選擇你需要的最新 Windows 版(只支援 64 位元系統)、 Mac 版或 Lunix 版本下載。

下載後直接安裝,就可以在電腦桌面啟動「 Draw.io 」,沒有網路時也都可以順暢執行,而繪製好的流程圖可以單機儲存為 XML 檔案。

如果你第一次打開「 Draw.io 」桌面軟體時顯示的是英文版,可以到軟體右上方的[地球]按鈕處切換語言,將語言切換成繁體中文。

基本上「 Draw.io 」的上手非常簡單,也內建了大量的流程圖圖庫可以利用。

而繪製完成的流程圖,除了可以儲存為 XML 檔案外,也可以匯出成 PNG、 JPG、 SVG 等需要的圖檔格式

例如下圖就是利用「 Draw.io 」軟體內建範本直接修改而成的流程圖,匯出的圖片很清晰,中文顯示也都沒問題。

如果你需要畫流程圖,線上版或單機版的「 Draw.io 」是很方便的工具,他完全免費、開源,持續有更新維護。最新推出的桌面軟體版,則讓有離線編輯需求的朋友,現在也可以快速進行單機的流程圖繪製了!

而如果你對畫圖表工具有興趣,還可以延伸參考我在電腦玩物整理的「免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題」一文。

「 Draw.io 」單機軟體版下載

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TomTom 測速照相 App:在 Google 地圖導航免費加上速限警告

August 17, 2017 |

我之前在電腦玩物撰寫的「Google 地圖手機導航 App 取代車用導航夠用嗎?我的實測心得」一文,獲得很多想要在開車時使用 Google 地圖 App 進行導航的朋友的迴響, Google 地圖 App 進行開車導航有些優點,例如:搜尋地點快又多、路況選擇即時、規劃路線簡單、與旅行地圖規劃結合等等。但也有明顯缺點,例如沒有 3D 放大路口檢視、沒有測速照相與速限提醒等。

 Google 地圖 App 進行導航不是完美選擇(或許也沒有真正完美選擇),是一個可用的選擇。而針對他的缺點,有時候可以用一些替代方案補足,例如該篇文章下,就有讀者推薦我試試看利用「 TomTom Speed Cameras 」在 Google 地圖上補足測速照相與速限提醒。

其實我之前有測試過不少款「測速照片與速限提醒」 App ,這類 App 在 Android 上非常多,而且大多數也都可以直接在 Google 地圖加上速限警告,只是實際測試時,會遇到像是定位不準、測速照相資料少、速限提醒更新緩慢、介面難用等等問題。所以我一直沒有在電腦玩物上介紹這類工具。
不過這幾天實際測試讀者推薦的「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」 Android App 後,雖然也不是完美,但起碼在定位、測速資料、更新速度、介面上,都比我用過的其他 App 優秀,而且一樣免費並且具有中文介面,所以特別跟大家介紹。
要先說明的是,我無法實際去測試全台灣的道路,所以我的使用體驗只限於「每天基隆與台北間的高速公路,部分基隆與台北市區」,而在這個我上下班的區域範圍內,「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」給我的使用體驗是還不錯的:

  • 他的介面很好看,尤其可以置頂浮貼在 Google 地圖的指示標很好用。
  • 定位基本上和 Google 地圖一致,也算準確,可見其內建圖資也豐富。
  • 他的時速偵測頗準確,更新的速度也很即時。
  • 我上下班常遇到的測速照相都有資料與警告,道路的速限資料也相對正確。
TomTom 本身作為國際知名的導航 GPS 廠商,製作的「測速照相 App 」也有一定的水準。雖然因為圖資一定有其侷限與疏漏,但能滿足七八成以上需求,並且作為「提醒」而非「主導」來使用(主導應該還是要回到觀看道路上的實際路標),我覺得對我個人是足夠的。
「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」的使用上非常簡單,在你的 Android 手機安裝這款 App 後,進入 App ,到右下角切換[檢視模式],切換到第一個[置頂浮貼的圖標],就可以把速限提醒加在 Google 地圖上。

這時候,利用 Google 地圖導航,就可以如下圖這樣,看到「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」的圖標浮動在 Google 地圖上方,提醒你速限、目前時速與接下來的測速照相。

實際使用時,「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」會針對下面情況發出語音提醒:

  • 前方有測速照相,以及速限。
  • 超速時(可開啟,預設是關閉)。
  • 前方車流忽然變得緩慢時,提醒我減速(我實測在高速公路上效果不錯)。

我可以移動圖標的位置,擺放到我覺得比較不用擋住畫面的地方。

另外「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」除了自己的測速照相圖資外,他也提供社群回報的功能,使用者可以回報錯誤的速限提示,或是按下[新增測速警告]的按鈕,建議在某地點加入測速照相提示。

不過這個功能我很懷疑實用性,開車時的駕駛者應該沒有餘裕,也不應該去操作這個功能,以免危險。

「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」就是這麼簡單,而且可免費使用,又有完整的中文設定介面。

我還是建議開車上路時,應該以觀察實際眼前的路況、路上的標誌為優先,才是安全的作法,而導航機器或測速照相提示只是輔助。如果能相輔相成,那麼「 TomTom Speed Cameras ( TomTom 測速照相)」應該就能發揮它真正的價值與功用。
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Google 聯絡人 Android App 開放下載, 9 個整理功能一探究竟

August 16, 2017 |

手機上有打電話、傳簡訊需要的聯絡人名單,電腦郵件信箱中有寄送郵件需要的客戶名單,這兩者與其分開管理,還要煩惱手機上怎麼備份聯絡人,不如直接使用「 Google 聯絡人」來統一同步,能在手機上雲端同步聯絡人,這樣就不需備份,也能在 Gmail 需要時呼叫同一份通訊錄。

而無論在 Android 手機上或是 iPhone 上,原本都可以在手機內建的通訊錄中,利用登入自己 Google 帳號的方法,來同步自己的 Google 聯絡人名單。

不過, Google 在 Android 上也有推出自己專屬的「 Google 聯絡人」 App ,原本用意應該是要給 Google 原生手機使用的內建 App ,但現在「 Google 聯絡人 App 也開放給其他品牌 Android 手機用戶下載,如果你的系統在 Android 5.0 以上,就可以安裝使用。

一般 Android 手機也都內建通訊錄(聯絡人)功能,有需要另外安裝「 Google 聯絡人」 的 Android App 嗎?

以我測試的結論來說,「 Google 聯絡人」 App 本身並沒有什麼特別厲害的獨特功能,也沒有特別的介面,就是一個簡單的聯絡人工具而已。所以如果你已經習慣自己品牌手機內建的通訊錄,倒是不一定需要另外安裝「 Google 聯絡人」。

但是,如果你覺得原本內建的通訊錄有點複雜難用,並且你原本就是用 Google 通訊錄在管理所有名單,想要一個手機上簡單但可以順暢同步 Google 聯絡人的工具,尤其在手機上也可以方便管理 Google 的聯絡人分類,那麼或許就是試試看「 Google 聯絡人」專屬 Android App 的理由。

下面,就讓我整理一下在簡單的「 Google 聯絡人」 App 介面中,其實包含了那些便利可用的功能。

1.設定特殊聯絡人鈴聲

你可以先參考我之前介紹「 Google 聯絡人」網頁版的教學文章:「立刻啟用 Google 聯絡人搶鮮版:九個必看通訊錄功能」。而接下來我則針對「 Google 聯絡人」的 Android App 功能做介紹。

首先進入某一個聯絡人的專屬畫面中,除了可以編輯他的手機、郵件、地址、照片外,還可以打開右上方的選單,透過「設定電話鈴聲」,可以針對特殊聯絡人選擇不同鈴聲。

2.設定桌面聯絡人捷徑

而一些常常要打電話給他的聯絡人,同樣可以在聯絡人的右上方選單中選擇「建立捷徑」,這時候可以在 Android 手機桌面添加聯絡人的圖示,到時候就能更快撥打電話或傳簡訊。

3.封鎖電話號碼的來電與簡訊

而對於不想再接到電話的聯絡人,甚至是一直騷擾的廣告電話,除了另外安裝「 Whoscall 」外,也可以在「 Google 聯絡人」的設定中選擇「已封鎖的號碼」,把特定電話封鎖起來,以後就不會接到來電或簡訊。

4.快速新增標籤分類

而當你想要分類聯絡人時,「 Google 聯絡人」左方選單裡就會有 Google 通訊錄所有的標籤分類,你可以快速建立新的分類標籤,也可以快速查看某一個群組的聯絡人。

當然也和 Gmail 中的通訊錄分類即時同步。

5.批次分類整理

在「 Google 聯絡人」 App 中,可以一次勾選多個聯絡人,統一的進行合併,或是加入某個標籤的整理。

利用「標籤」建立不同需求的客戶群組,這樣到時候要統一寄信、統一協作時,會方便許多,想了解進一步技巧的朋友可以參考:「一個 Google 通訊錄管理技巧,讓專案協同工作更輕鬆」。

6.查看與聯絡人的活動

在「 Google 聯絡人」的 App 裡,也跟 Google 日曆做了整合。

點進某一位聯絡人的畫面,在下方的[近期活動]中,除了可以看到我們最近的通話、簡訊外,也可以看到最近和此人相關的「行程邀約」。

7.建議:根據最新通訊新增聯絡人資料

在「 Google 聯絡人」 App 左方選單中,有一個「建議」的功能,這裡會建議你如何新增或修改聯絡人的資料,例如:

  • 有哪些重複聯絡人可以合併成同一個人?
  • 某個聯絡人有新電話或郵件可以添加?
  • 最近常常通訊的某隻手機可以加入聯絡人?

8.搜尋:姓名,職稱,地址,筆記

而當聯絡人很多時,除了利用標籤分類查找,也可以利用關鍵字搜尋。

輸入關鍵字後,會去搜尋「 Google 聯絡人」中的姓名、職稱、地址、筆記等每一個欄位資料,找到符合關鍵字的內容。

9. SIM 卡匯入 Google聯絡人

最後,如果你尚未利用「 Google 聯絡人」來同步你的通訊錄(這樣風險很大,如果手機遺失或損壞,可能通訊錄就會有損失),那麼可以在「 Google 聯絡人」的設定中,選擇「匯入」,把 SIM 卡裡的聯絡人,匯入到可雲端同步的「 Google 聯絡人」中。
就如同我一開始所說的測試結論,「 Google 聯絡人」的 Android App 並非特別厲害的通訊錄軟體。如果你想找的是一個比內建通訊錄更強大,有特別功能(像是電話錄音)的軟體,那麼可以試試看的是:「免費好用幫重要通話錄音 App: Drupe 還有獨創的打電話介面」。
但如果你想要的是簡單易用的通訊錄,並且可以跟 Google 聯絡人好好同步管理,那麼「 Google 聯絡人」的 Android App 也是不錯的選擇。

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IMSLP 古典音樂圖書館:免費下載4.6萬錄音檔與40萬古典樂譜

August 15, 2017 |

前一陣子寫了「免費下載 mp3 與樂譜!Musopen 古典音樂到現代樂教育資源站」,有音樂老師寫信來跟我推薦,除了「 Musopen 」外,也可以在電腦玩物跟讀者們介紹看看「 IMSLP 國際音樂樂譜圖書館」。

IMSLP 」成立於 2006 年,一開始的目標是保存公有領域的樂譜掃描檔案,並且提供線上圖書館,讓需要的人可以用 PDF 下載樂譜。後來在 2010 年開始,網站也開始收藏獲得公共領域授權的音樂錄音檔案,並提供 MP3 等格式錄音檔下載。

這些公有領域授權的樂譜與錄音檔案絕大多數都是「古典音樂」,到了 2017 年,「 IMSLP 」已經線上收藏了 40.5 萬份以上的古典樂譜,以及 4.6 萬首以上的古典音樂錄音檔案。

和我之前介紹的「 Musopen 」相比,或是我更早之前整理的「10個古典音樂線上免費收聽網站精選,值得你收藏!」相較,「IMSLP 古典音樂圖書館」的網站介面比較沒有那麼親切易用,但是他的收藏量極大,像是同個作品的樂譜會有不同版本,很值得古典音樂學習者與欣賞者一覽。

進入「 IMSLP 」,不一定需要註冊登入,就可以直接瀏覽、下載網站內的公有領域音樂檔案。

你可以在網站上方的導覽列,切換樂譜或是錄音檔案的分類搜尋,這些檔案會依據作曲家、表演者、時期年代等分類。

或是直接搜尋你感興趣的古典音樂作曲家、古典音樂樂曲,像是貝多芬、巴哈、韋瓦第、莫札特等都可以在「 IMSLP 」找到許多錄音檔案與樂譜。

進入古典樂曲的專屬頁面,例如下面這首「貝多芬的作品」,你會先在「 Recordings 」看到這首古典樂曲的幾個錄音檔案,都是由交響樂團或演奏家錄製的現場演奏錄音,你不只可以線上欣賞,還能直接下載錄音檔案。

而在古典樂曲的頁面繼續往下捲動,則可以看到這首樂曲的「樂譜 PDF 」檔案,同樣可以線上瀏覽或直接下載。

無論你是想要練習古典音樂演奏的學習者,或是古典音樂的欣賞者,「 IMSLP 」都能提供數量龐大的免費古典音樂錄音檔案與古典樂樂譜下載,你可以在這裡找到「莫札特的作品」或「韋瓦第的音樂」,目前網站還在持續新增內容,值得你好好收藏。




如果你喜歡這樣的古典音樂資源,那麼相信你也不會想要錯過:「25000 張百年前古董黑膠唱片的數位錄音檔案,免費聆聽下載 」和「免費聽音樂 App 推薦!Spotify KKBOX 外的10大選擇 」,都可以讓你有源源不絕的特色音樂可以欣賞。

而如果你是真正的音樂學習者,那麼別忘了除了下載樂譜,我也在電腦玩物介紹過兩大「樂譜製作工具」可以參考:「費中文版樂譜下載、作詞作曲必備軟體 MuseScore 」和「Noteflight 中文免費樂譜製作軟體線上版,寫譜列印與輸出MP3 」。

IMSLP 古典音樂圖書館」網站

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Evernote 教你徹底活用記事連結:整理筆記最有效的 7 個案例

August 15, 2017 |

記事連結」,是 EvernoteOnenote 筆記中最快速高效率的整理方法。

比起分散的資料夾分類,運用「記事連結」可以創造筆記與筆記之間更有彈性的聯繫,建立複雜資料的簡單目錄,打造有效的工作路徑。我最早於 2011 年的文章就開始推薦這個功能:「Evernote 4.4 新版加入複製記事連結,把筆記互連功能還給用戶」。

而前幾天 Evernote 官方網站發表了一篇文章,裡面詳細解釋了「記事連結」的基本與進階功能,並且分享了一系列「記事連結活用案例」。到底記事連結可以如何活用呢?讓我也擷取裡面的一些重點,並搭配我自己的案例來跟大家分享。

如何設定記事連結:

我在之前的 Evernote 整理術系列文章中,就有寫到「Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法 」,提到利用「記事連結」可以更自由的整理你的資料與排序。

讓我們先快速回顧一下 Evernote 記事連結的操作功能。

  • 1. 獲得記事連結

首先,在 Evernote 的 Windows 和 Mac 電腦軟體中,只要選取某則記事,在記事上點擊右鍵,選擇選單上的「複製內部連結(複製記事連結)」,就可以將記事連結複製在剪貼簿中。

這時來到另一則筆記中想要插入記事連結的地方,利用「 Ctrl (Command )」+「 V 」貼上,就可以看到綠色的記事連結出現在筆記內,點擊該連結,就能打開另一則筆記。

如果你使用「 Evernote 網頁版」,那麼就是在筆記編輯畫面上方,在該則筆記的記事本與標籤欄位旁邊的[…]選單打開,就能[複製記事連結]。

在 Evernote Android App 中,則可以在記事清單中按住某則筆記不放,打開多選記事功能後,勾選多則記事,並從右上方選單理選擇[複製記事連結]。或者也可以進入某則筆記,從右上方選單裡,選擇[複製記事連結]。

  • 2. 快捷鍵

如果在電腦版軟體中,想要快速的複製某則筆記的「記事連結」,可以使用下面的快捷鍵:

  • Windows版:Ctrl + Alt + L
  • Mac版:Control + Option + Command + C
  • 3. 複製多則筆記連結

如果要快速整理多則筆記,可以在電腦版按住[ Ctrl (Command)]按鍵後,一次選取多則筆記,這時候在其中一則筆記上點擊右鍵,選單中選擇[複製內部連結],就能一次剪貼這多則筆記的記事連結清單。

  • 4. 建立總目錄記事

或者當你在電腦版 Evernote 中選取多則筆記後,會出現下圖右邊的畫面,在其中選擇[建立總目錄記事],會新增一則筆記,筆記中包含你選取的所有記事的記事連結目錄。

我在「Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法 」一文中有提到,你可以利用這個技巧快速整理某個專案的所有筆記任務。

記事連結活用案例:

了解 Evernote 記事連結的操作方法後,可以如何活用這個功能呢? Evernote 分享了一個「記事連結活用案例」,裡面有 14 則筆記可以當作記事連結的應用範本,我將其對應自己實際使用過的案例,統整成七個案例,用我的角度來跟大家分享活用經驗。

  • 1.整理會議筆記

當我要準備一次會議時,是不是需要列出這一次開會要討論的資料?參考前一次會議的筆記?這時候,我就可以利用「記事連結」,把需要參考的筆記連結到這一則會議筆記。

並且會議中討論決議的行動,可能又衍伸出一則新的任務筆記,我也可以把任務筆記用「記事連結」連到這次的會議筆記中。

這樣一則會議筆記裡,就有參考資料的連結、前一次會議的連結、相關專案的連結、後續執行任務的連結。無論是開會中、會議後要找資料,都可以依照連結的索引。

你還可以參考我如何用 Evernote 建立會議筆記的心得:「如何建立有效會議記錄? Evernote 會議筆記範本格式心得

  • 2.跟 Google 日曆等其他服務連結

「記事連結」也可以視為是你私人的 Evernote 筆記網址(位址),你可以把這個位址插入其他服務或軟體中,只有你用你的帳號才能開啟,於是你就能放心的在其他服務「連結」相關的 Evernote 筆記。

例如,在 Google 日曆的行程中,插入這個行程需要的 Evernote 筆記連結,並在之後從行事曆快速打開相關的筆記!我在電腦玩物中有分享過自己實作的方法:「如何在 Google 日曆整合 Evernote 筆記?實用笨方法」。

  • 3. 排程專案的任務流程

一個大型的專案會有很多個子任務,而在我的 Evernote 中,每一個子任務可能都是各自一則筆記,並且專案裡還會有很多其他的資料參考筆記。

一個專案裡的筆記這麼多,要怎麼有效的排出專案的流程呢?其實就是利用「記事連結」來建立專案的總目錄,在目錄中根據專案的時程去排序每一個任務連結,這樣就能在 Evernote 裡很好的規劃出專案的工作程序了。

我在「瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理」這篇文章裡,有詳細介紹了這個用記事連結整理專案流程的方法。

  • 4.用連結來分類複雜資料

當你利用 Evernote 進行資料研究、收集,而資料量愈來愈多時,與其用更多記事本或標籤來分類,不如利用「記事連結」建立這些研究筆記的目錄,這會是一個簡單、有彈性的整理方法。

例如我研究很多種義大利麵的煮法、義大利麵的種類、相關的食材,他們分散成很多則筆記,但是我就用一則義大利麵總目錄,把這些研究資料整理並分類好,以後要查找,只要先找到總目錄,其他資料就能找到。

你可以在這篇文章:「做好大人的學習筆記:如何開始建立你的技能系統?」裡看到我的完整作法。

  • 5. 規劃旅遊行程

跟專案很像的,就是當你用 Evernote 收集很多旅行資料,像是旅館訂房、景點餐廳筆記,還有旅行預算規劃等筆記,這時候可以利用「記事連結」,把這些筆記排成一個「行程表」。

到時候旅行時,只要看這個「行程表」,就不怕一下找不到資料了。我在「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略」這篇文章中就有分享過整個方法。

  • 6. 建立子彈筆記待辦清單

如果你跟我一樣利用 Evernote 來列出每天的待辦清單,也就是我的「每週子彈筆記方法」,這時候每一個要執行的任務,應該都有他們關聯的任務筆記或專案筆記,也可以用記事連結串聯。

這樣一來,真的就可以專注在每日子彈筆記清單上,快速準確地完成任務,並且執行時不怕找不到需要的資料。

  • 7. 整理帳目

我在電腦玩物分享過許多記帳方法:「記帳不是只能流水帳,養成有效記帳習慣可以用這七種記帳方法」,不過我自己個人最主要使用的記帳工具其實是 Evernote 。

我將許多重要支出或收入的單據,各自筆記在 Evernote 中,並且利用記事連結,統整出一則年度理財規劃的筆記,這樣所有的收支就能很清楚的排序管理,可參考:「如何用 Evernote 提醒、管理好我的所有定期支出與付費訂閱?

以上,就是善用「記事連結」的幾個具體的案例,活用這個功能,你會發現整理筆記是一件簡單有彈性的事情。

又或者你曾經利用「記事連結」完成哪些有效的整理呢?無論你是用 Evernote 或 Onenote ,也歡迎你分享自己的案例。

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(轉貼本文時禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Evernote 教你徹底活用記事連結:整理筆記最有效的 7 個案例

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玩遊戲學哲學:四個好玩的信任、恐懼、偏見、焦慮的沙盒遊戲

August 13, 2017 |

上個禮拜看到不少 Facebook 朋友分享了一個叫做「信任的演化」的網頁遊戲,喔,等等,與其說是遊戲,不如說那是一個簡單、有趣但體驗深刻的「信任沙盒系統」,透過實際操作你的選擇,你可以「體驗」社會人際之間「為什麼最後大家彼此不信任?」以及「如何建構信任?」的某些關鍵智慧。

把世界運作的系統,簡化成有趣的遊戲系統,而且關注在「讓玩家體驗改變的方法與可能性」。

這是「信任的演化」這個網頁遊戲我最喜愛之處。於是我就深入的研究了一下背後的開發者,發現這位開發者原來有一系列的互動遊戲作品。
這位開發者叫做 Nicky Case ,來自新加坡,他的工作目標是「creating Stories about Systems」,把哲學、社會、心理學研究出的學術理論,建構成線上的互動遊戲,用遊戲來說哲理,用故事互動來觸動人心。

目前 Nicky Case 已經推出多款網頁互動遊戲,遊戲中用圖說理的巧思,和用簡單使用者體驗,就能展現深刻理論模型的慧眼獨具,不輸最精彩的 TED 演講,而遊戲的呈現方式可能又比演講更好玩。
今天這篇文章,我就想要來介紹一下 Nicky Case 作品中,四款我最喜歡的網頁遊戲,他們分別說明了「信任」、「偏見」、「恐懼」與「焦慮」的運作系統。而且更棒的是在遊戲中,開發者還用人性關懷的出發點,設計出解決問題的互動過程。
類似這樣在遊戲中呈現社會議題、學習某種觀念、演繹某個系統的作品,其實也有不少,有興趣的朋友還可參考我在電腦玩物介紹過的:「急診人生讓遊戲不只是遊戲,台灣新媒體的新聞遊戲 」、「Google Interland 一款教孩子網路安全的遊戲,但你我都需要 」、「The Founder 創業版模擬人生遊戲 」。

1. 信任的演化(中文翻譯版)

Nicky Case 的熱情與設計手法被世界看見,所以他的開源作品也常常被翻譯成多國語言版本,其他也有台灣翻譯者將其製作成中文翻譯版,「信任的演化」就是其中之一。
這個遊戲從流行的「賽局理論」開始,先測試你和電腦的「忠誠與欺騙」賽局會造成什麼利益轉移結果,接著讓你模擬「選擇策略」可能造成的賽局轉變,最後擴大到整個社會的模型中,怎麼樣的信任策略可以帶來社會正向的發展
這個遊戲巧妙之處在於,他透過讓你可以實際操控變數的自動運算模型,提醒我們:完全忠誠的老好人不一定有好下場,但完全欺騙的惡意也會毀壞自身,反而是抱著一點功利思考的選擇,讓群體可以朝向正面發展。

2. 我們變成我們所關注的東西

我自己很喜歡的則是這一個原名「WE BECOME WHAT WE BEHOLD 」的網頁遊戲,他只有英文版,但其實不需要翻譯就能順利遊玩,完全是圖像化的遊戲過程。
遊戲中,你要像是新聞媒體一樣「捕捉」群體中發生的「新聞爆點」,只有新鮮特殊的爆點才會吸引人,但特殊的爆點又會讓觀眾開始產生恐懼的心理,藉由擴散效應慢慢地原本是特殊的事件,就可能引發群體的模仿或恐懼。
那麼,當一件特殊事件獲得關注後,本來事件有「許多觀看的視角」,可是如果我們都「只選擇用恐懼、憤怒的角度去觀看」,會不會本來只是獨立事件的恐懼,最後演變成群體的憤怒呢?

3. 別讓圖形不開心(中文翻譯版)

「別讓圖形不開心」是另一個有中文翻譯版的 Nicky Case 作品,這個網頁作品不是單純遊戲,而是一個關於「偏見與多樣性包容」的演化模型
在這個有趣的互動系統中,你可以操控圖形與變數,試試看一個無法包容多元性的社群,最終會自然演變出如何分裂的社群。而讓人不灰心的是,遊戲中我們可以體驗到,我們不一定是要完全拋棄自己的偏見,而是能多一點點包容就好,其實社會就可以更融合。

4.神經元互動系統(有中文語系)

「NEUROTIC NEURONS:AN INTERACTIVE EXPLANATION」是我很喜歡的另一個 Nicky Case 作品,在這個看似影片,其實可以做出許多互動的網頁中,我們可以簡單地理解到
記憶如何形成?又為什麼被遺忘?而那些恐懼、焦慮的自動反應如何形成?我們又可以怎麼克服它們?
遊戲的旁白解說值得一看,大家可以在影片右下角切換到中文翻譯語系。

你會發現其實可以利用簡單機制,去克服一些習以為常的習慣,這也是我最近寫的兩篇文章裡面的方法基礎:「你如何記得寫過什麼文章?我建立大腦輔助搜尋系統」、「兩分鐘法則去除行動阻力:簡單開始,完成複雜 」。

Nicky Case 的這四款網頁互動遊戲,不僅把關於信任、恐懼、偏見與焦慮的理論轉化成簡單的遊戲,而且互動過程充滿故事性,結果也包含著重要的人性關懷,很值得大家一玩。

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從 Google Chrome 網址列快一步「搜尋地圖與導航」設定教學

August 12, 2017 |

你會不會常常要在電腦上使用 Google 地圖找地點、研究路線呢?例如我準備約定一個會議、講座前,當然要先打開 Google 地圖確認一下該地位置。又或者要去出差、旅行前,也一定會常常打開 Google 地圖導航反覆研究路線。

這些工作通常在辦公室或家裡發生,在這些環境中我喜歡用「更舒適」的電腦(筆電)工作,而非手機。這時候,我也常常困擾在電腦上要打開 Google 地圖查地點、查路線,不是像手機上有 Google 地圖 App 「那麼直接」,多了幾個操作步驟,讓我覺得有點瑣碎。

於是,怎麼讓電腦上使用 Google 地圖找地點、查詢路線更方便呢?如果你使用 Google Chrome,可以利用下面的方法新增「網址列快捷搜尋指令」,以後直接在網址列搜尋,就能直接找出 Google 地圖上的地點與路線。

這個方法其實是利用很多年前我在電腦玩物寫過的:「如何在 Google Chrome 瀏覽器網址列新增、切換自訂搜尋引擎?」一文,現在依然在 Google Chrome 上適用,可以讓 Chrome 的網址列變成強大的搜尋與快速啟動工具。

例如你還可以在網址列設定下面特殊功能:「萬用 Google Chrome 網址列:新增與搜尋 Gmail 郵件 」、「Google 翻譯字典這樣用:瀏覽器搜尋列快速多國語言翻譯 」、「從 Google Chrome 網址列直接快速建立 Google 日曆新活動 」。

每個快捷設定,都能讓你快一步兩步,省下先找出與打開網站的時間。

如何新增用 Google 地圖直接找地點快捷鍵?

我們就直接進入教學步驟。

打開 Google Chrome 瀏覽器,從右上方功能列的「設定」中,進入「管理搜尋引擎」

在管理搜尋引擎清單中,選擇「新增」,就能建立新的網址列搜尋快捷鍵。

我們用下面的方法,來新增一個「直接用 Google 地圖找地點」的搜尋命令:

  • 搜尋引擎:用 Google 地圖找地點(可自己命名)
  • 關鍵字:地圖(中英文皆可,可自訂)
  • 網址:https://www.google.com/maps/place/%s

就這麼簡單,按下「儲存」即可。

以後,就能直接在 Google Chrome 網址列輸入「地圖」,按下「 Tab (或空格鍵)」,這時候就會切換到前面設定好的地點搜尋引擎。

然後我們接著直接輸入要找的地點關鍵字,按下搜尋即可。

這樣就會直接打開 Google 地圖網站,並且又已經找到該地點,讓我們直接查看。

如何新增上 Google 地圖直接規劃路線快捷鍵?

如果想要快一步進行「路線搜尋與導航」呢?那就這樣設定:

  • 搜尋引擎:導航(或自己命名)
  • 關鍵字:導航(可自訂)
  • 網址:https://www.google.com.tw/maps/dir/%s

按下「儲存」即可。

接著回到 Google Chrome 搜尋列,先輸入「導航」,按下「 Tab 」,切換到導航搜尋。

然後把想要設定路線的第一個到最後一個地點,依序輸入成關鍵字,中間用 / 區隔,例如:

住家/日月潭/合歡山

前面的搜尋,就會直接打開像是下圖的結果,利用 Google 地圖多點路線導航,你要去的所有地點的路線已經規劃出來了。

不知道大家的工作流程如何?我自己喜歡用筆電和桌機工作,所以常常用電腦查詢 Google 地圖,這時候有了上面的搜尋快捷指令,就可以節省很多時間。

再搭配之前推出的「跑業務密技!路線地點從電腦 Google 地圖傳送到手機」,找到的路線,也能快速傳送到手機使用囉!

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Google Keep 產品經理傳授的 8 招愛上 Google Keep 技巧

August 11, 2017 |

幾年前 Google Keep 逐漸成熟時,我有寫過一篇針對 Keep 的筆記技巧整理文章:「Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學 」 ,有很多喜歡使用「簡單易用筆記」的朋友,會選擇 Google Keep ,這時候這篇文章應該可以提供很好的指引。

我自己雖然主要使用 Evernote 做為筆記工具,但某些特殊需求時也會用上 Keep ,例如利用「 即時多人編輯筆記! Google Keep 共用協作驚喜推出 」功能,我曾經和一些合作者共同討論與協作任務清單。

前兩天,我看到 Google Keep 的產品經理 Mario Anima 自己寫了一篇:「8 tips to help you keep up in Google Keep」(8個讓你愛上 Google Keep 的技巧),是什麼樣的技巧會讓你愛上這樣一個好上手的筆記工具呢?其中很多我也介紹過,並且也覺得確實好用,因此就讓我以自己的經驗,來幫大家重新介紹這 8 個 Google Keep 產品經理自己覺得讓人驚艷的功能吧!

1. 錄音轉文字

Google Keep 產品經理推薦的第一個技巧是:「錄音轉文字」,你可以打開 Keep 開啟錄音功能,當你講完一段話,這段錄音就會自動存成筆記,筆記內除了「錄音檔案」,更棒的是還會有「錄音轉成的文字內容」

雖然在中文使用上,難免會出現一些錯字,也沒有標點符號自動分段,但是當你「臨時有事情需要紀錄」,而當下又不方便打字,那麼打開 Keep 錄音轉文字功能快速記下筆記,不失為一個好方法。

而說到「語音轉文字」,其實你也可以搭配好用的「語音輸入法」,這樣在任何輸入工具中也能做到語音輸出文字了,好用的語音輸入法可以參考:「免費中文語音輸入法實測:訊飛, Swype, Google 語音輸入誰好用」。

2. 照片轉文字

Google Keep 產品經理推薦的第二個技巧是「照片轉文字」,在 Google Keep 中插入圖片,點進圖片後,可以選擇「擷取圖片文字」的功能,把圖片中的文字變成文字檔案。

不過目前這個「圖片轉文字」功能並不支援中文,只支援英文。

所以如果你需要真正的圖片轉中文工具,你應該參考我之前在電腦玩物的介紹:「Text Scanner 速度超快的免費中文 OCR 文字掃描 Android App」、「五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室 」。這類 OCR 工具真的有用,尤其當你需要儲存紙本資料,甚至是擷取紙張上的文字內容時。

3. 畫圖,搜尋圖片裡的文字

Google Keep 的手繪功能也是做筆記的好幫手,你可以用它在照片上畫註解,或者快速在空白筆記畫出簡單的圖解。功能教學可參考:「Google Keep 再添手寫手繪筆記,讓你在照片畫註解 」。

不過 Google Keep 產品經理推薦這個技巧的理由,是因為後續可以透過「搜尋」找出手寫的文字內容,不過當然這部分也只支援英文。

4. Keep 結合 Google Docs

接下來 Google Keep 產品經理推薦的這個技巧,也是我自己常常使用的,就是把 Google Keep 當作 Google Docs 寫作的「素材庫」來使用,我有將自己的具體經驗,寫成下面兩篇文章分享:「Google Keep 整合進 Google Docs! 提升寫作生產力最佳輔助 」、「Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿,使用一個月經驗談」。

對於像我這樣平常就是用 Google Docs 來撰寫文件的人來說,利用可以在右邊側欄打開的 Google Keep ,就可以隨時儲存文章片段、編輯需知、靈感想法,並且隨時插入左邊的文章裡,真的很方便!

5. 針對網頁做筆記(套件)

Google Keep 也有推出一個網頁擷取的擴充套件:「Google Keep 與 Inbox 新增網頁擷取與稍後閱讀提醒 」,這個套件除了擷取網頁摘要外,另外一個優點是當我擷取過 A 網頁並且做了筆記,下次進入 A 網頁時,套件會彈出通知讓我看到之前的筆記。

6. 把筆記傳送到郵件、即時通、社群

Keep 產品經理推薦的第六個技巧,是善用 Google Keep 當作草稿。無論是要撰寫郵件、在即時通傳送一段重要的話、想在社群分享一段文字,都可以先在 Keep 打草稿,然後利用 Keep 的「 Send 傳送」功能,把寫好的草稿直接分享到你的郵件、即時通與社群中。

這樣一來,你不用擔心還沒寫好就不小心送出,而且草稿也可以在 Keep 裡留底。

7. 用顏色與標籤整理筆記 

雖然 Google Keep 很簡單,但不代表他不能做稍微複雜一點的管理,例如我很久之前就有嘗試過單純利用標籤、顏色、提醒來做到:「如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?

而 Google Keep 的產品經理也推薦大家搭配「筆記顏色」來區隔不同重要性的筆記,並搭配「標籤」來分類筆記,這樣一來基本的專案流程也可以在 Keep 裡實現。

如果你想深入研究這個方法,歡迎參考我在下面這篇文章裡的實踐:「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」。

8. 設定筆記提醒,與行事曆結合

最後, Google Keep 產品經理推薦大家試試看 Keep 的提醒功能,做了重要的筆記後,可以加上時間提醒、地點提醒,這樣到時候你就知道該在什麼時候做什麼事情。(參考:Google Keep 在正確地點時間提醒你,新增提醒事項教學

更進一步的,現在 Google Keep 的筆記提醒可以整合在 Google 日曆中,於是你就可以用 Google 日曆來排程需要提醒的重要工作(教學可參考:Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒!

善用上述的 Google Keep 技巧,確實也可以是一個對工作與生活有幫助的筆記工具,你平常喜歡用 Google Keep 嗎?也歡迎留言討論你覺得會愛上它的使用方法。

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*感謝您閱讀電腦玩物 Esor 的文章,電腦玩物專注人性化的高效率工作方法,您可以追蹤「電腦玩物 Facebook」,或是參考 Esor 的改進工作效率相關「課程」、「書籍」,更歡迎把電腦玩物加入你的 RSS 訂閱清單。
(轉貼本文時禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Google Keep 產品經理傳授的 8 招愛上 Google Keep 技巧

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